전라남도교육청은 본청 전 부서를 대상으로 ‘문서중앙화시스템’도입을 완료했다고 27일 밝혔다.

문서중앙화시스템은 직원 개인 PC 중심의 문서 관리 방식을 개선하고, 문서의 통합 관리와 부서 간 협업 기반을 강화해 행정 업무의 효율성과 보안성을 높이기 위해 지난 2~4월 순차적으로 추진됐다.

문서중앙화시스템은 각종 업무자료를 직원 개인 PC가 아닌 중앙 저장소에서 통합 관리하는 방식이다. 주요 기능은 ▲ 중앙 저장소 기반 문서 통합 관리 ▲ 부서별 공유 폴더를 활용한 협업 기능 ▲ 문서 변경 이력 자동 저장 ▲ 폴더 단위 업무 인계 ▲ 사용자 권한 기반 열람 통제 ▲ 외부 반출 승인 절차 ▲ 랜섬웨어 등 이상 징후 발생 시 접근 차단 등이다.

특히 직원들은 사무실은 물론 외부에서도 동일한 업무 환경에서 문서를 안전하게 활용할 수 있는 스마트오피스 기반을 이용할 수 있게 됐으며, 이를 통해 장소에 구애받지 않는 유연한 업무 수행과 행정업무의 연속성이 한층 강화될 것으로 기대된다.

또한 인증서 기반 접속과 사용자 권한 관리를 통해 문서 접근을 통제하고, 자료 외부 반출 시 승인 절차를 적용하는 등 문서 보안 관리 체계도 강화했다.

김영길 글로컬미래교육과장은 “문서중앙화시스템은 단순한 문서 저장 방식의 변화가 아니라, 행정 업무의 효율성과 보안성을 함께 높이는 디지털 행정 기반”이라며 “직원들이 보다 안전하고 편리한 환경에서 업무를 처리할 수 있도록 현장 지원과 운영 체계를 지속적으로 강화해 나가겠다”고 말했다.

전남교육청은 앞으로도 언제 어디서나 업무 수행이 가능한 스마트오피스 기반 구축을 지속적으로 확대해 행정업무의 효율성과 직원 편의성을 높여 나갈 계획이다.

기백관 기자